開會，我猜是大家共同的夢魘，無限的無限的離題、無限的重複、開完才發現有一堆東西還沒討論等等，有時不比實體會議省時間。
這篇文章，我要以兩個人的電話會議出發，來看要怎麼開一場有效率的電話會議。（多人的會議也差不多啦，只是有多一點東西要注意）
對我來說，電話會議比實體會議難溝通，所以我就會想一下電話會議通常會遇到的問題，以及可能的解決方式，我的思考過程如下：
為什麼電話會議會沒有效率？
因為常常根本不清楚要討論的內容有哪些，講一講又想到其他不相干的問題，話題一偏就沒完沒了了。
所認為電話會議第一步一定要先釐清會議目標，且目標不超過三個，再依照目標列出需要討論的項目，至少會提醒你把該討論的東西討論完，所以現在有了三個目標加上幾個小項目。
例如說：目標一，確認活動內容，內容要確認的項目包括：時間、地點、執行方式、預算、人力、備案。
要怎麼加速討論的過程？
儘量不要問開放式的問題，要在準備討論項目的時候，先準備一些可能的答案，讓對方用選的，減少嗯嗯阿阿的思考時間。
例如說要確認下次會議的時間，儘量不要問「下次開會什麼時候？」，而是問說「下次開會要週三還是週五？」，「週三的話是要早上還是下午？」，「下午要3點還是5點？」，而這些選項都可以自己先想好偏好的時間、選項，讓對方好選擇，也讓時間都是自己方便的！
結束時要如何讓雙方都清楚會議內容？
最後就是不斷的確認了，依照各個目標的項目一一口頭確認，最好是透過把記錄下來的東西再口語唸過一次，一方面讓自己再熟悉一次內容，另一方面讓大腦再確認一下有沒有什麼東西是在會前準備遺漏掉的，把事項確認完之後再確認對方有沒有問題，通常會出現的問題就是前面討論的東西有點忘了，只要再重複一次就好了，如果真的還有漏東西，那就是下次會議前要準備得更周全一點了！
希望大家都能享受有效率的電話會議～
如果有任何想法、問題或是自己遇到不知道怎麼解決的問題都希望你可以留言或私訊給我，讓我可以微調文章的出發點，讓內共符合你的需求，讓文章可以幫到更多人！
2019.08.28 home
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